Marlena Równiak

Zarządzanie czasem pracy

Jak nie dać się wybić z rytmu? 8 sposobów na zarządzanie czasem pracy

Jak to się dzieje, za pomimo naszych dobrych chęci i zaangażowania, na koniec dnia pracy czy, co gorsza, na koniec miesiąca, na liście zadań do wykonania pozostają czynności, których nawet nie zaczęliśmy realizować? Stres, nadgodziny, frustracja… i myślisz sobie wtedy – jak ja nie lubię tej pracy… Ale wcale nie musi tak być, ponieważ zarządzanie czasem pracy może być łatwe i znacząco zwiększyć Twoją produktywność.

Bardzo często winowajcą takiego stanu rzeczy jest zła organizacja pracy. Dobra wiadomość jest taka, że tylko od Ciebie zależy co z tym zrobisz. Wszystko leży w Twoich rękach. Jeśli zamierzasz popracować nad własną organizacją pracy, ten tekst na pewno Ci w tym pomoże. 

Czy wiesz, na co tak naprawdę poświęcasz swój czas?

Aby poprawić zarządzanie swoim czasem pracy, najpierw musisz sprawdzić, na co i w jakich ilościach go poświęcasz. Najlepiej przez tydzień zapisywać skrupulatnie codzienne czynności. Dzięki takiemu zabiegowi sprawdzisz, ile godzin poświęcasz na bezproduktywne rozmowy, spotkania lub zadania, które mogą być zautomatyzowane albo co ważne, zlecone innym. To proste ćwiczenie pomoże również określić porę dnia, w której jesteś najbardziej produktywny.

Największym wrogiem efektywnej pracy jest odwlekanie i przekładanie wszystkiego na później. Uniemożliwia to realizację powierzonych zadań czy osiągnięcie jakichkolwiek celów.

Planuj według metody SMART

Skuteczne zarządzanie czasem nie tylko pozwala wykonać więcej zadań w określonym czasie, ale i pozwala szybciej uporać się z obowiązkami. J. Seiwert, tak zdefiniował tę umiejętność „zarządzanie czasem to konsekwentne i zorientowane na cel stosowanie w praktyce sprawdzonych technik pracy w taki sposób, że kierowanie samym sobą i swoim otoczeniem odbywa się bez trudu, a otrzymany do dyspozycji czas jest wykorzystany sensownie i optymalnie”.

Dobra organizacja pracy musi opierać się na kilku istotnych kwestiach. Są nimi:

  • wyznaczanie celów,
  • planowanie zadań
  • nadawanie hierarchii zadaniom,
  • realizacja działań,
  • stałe monitorowanie.
 

Ważne, aby cele prawidłowo formułować. Służy do tego m.in. koncepcją SMART. W myśl tej zasady cele powinny być: 

  • konkretne (specific),
  • mierzalne (measurable),
  • osiągalne (attainable),
  • realistyczne (realistic) oraz
  • określone w czasie (timed).

Macierz Eisenhowera, czyli 4 rodzaje zadań

Przy planowaniu zadań istotne jest, aby rozplanować je zgodnie z ich priorytetem oraz rodzajem. W tym celu na pewno pomoże nam checklista, czyli najprościej mówiąc, lista zadań. Dobrym narzędziem do nadania odpowiedniego priorytetu zaplanowanym działaniom jest tzw. macierz Eisenhowera. 

Macierz dzieli się na cztery części, opisujące zadania jako:

  • Ważne i pilne – zadania przedawnione lub kryzysowe, których niewykonanie może się wiązać z konsekwencjami. Należy je wykonać jak najszybciej.
  • Ważne, ale niepilne – długoterminowe działania, wpisujące się w strategię rozwoju. To one powinny zajmować najwięcej czasu pracy.
  • Pilne, ale nieważne – rzeczy błahe lub nieplanowane działania, które należy wykonać dla innych. Powinny być minimalizowane, delegowane lub wręcz eliminowane.
  • Niepilne i nieważne – działania o niewielkiej wartości, które marnują czas. Za wszelką cenę należy je eliminować.
Macierz Eisenhowera
Macierz Eisenhowera – artykuł z bloga dominikjuszczyk.pl
 

Zwiększ szanse na sukces!

Dobrym sposobem jest także rozplanowanie, gdzie dane czynności możemy wykonać. Czy potrzebne jest do tego biuro i komputer, czy dane czynności możemy wykonać w dowolnym miejscu na telefonie, czy, jak w przypadku doszkalania się – słuchaniu webinaru czy lekcji języków, naszym miejscem pracy może być auto.

Wyeliminuj pożeracze czasu

W trakcie pracy nie mniej ważne jest wyeliminowanie tzw. pożeraczy czasu, które negatywnie na nas oddziałują, rozpraszają i obniżają naszą efektywność. Do zewnętrznych pożeraczy czasu zaliczyć można m.in. wszelkie zbędne spotkania, rozmowy telefoniczne, przerwy na papierosa czy włączone powiadomienia na poczcie czy komunikatorach.

Wszystko, co nas rozprasza i wybija z rytmu, działa na naszą niekorzyść, dlatego jeżeli chcemy efektywnie zarządzać swoim czasem, wyeliminujmy wszystkie niechciane bodźce z naszego otoczenia.

Unikaj wielozadaniowości

Należy również unikać wielozadaniowości. Skoncentruj się na jednej czynności i poświęcasz jej 100% swojej uwagi. Wielozadaniowość męczy i dostarcza trudności. Przeskakując z jednego zadania do drugiego, zmniejszasz swoją produktywność, a w konsekwencji marnujesz swój czas.

Zadbaj o porządek

W efektywnym zarządzaniu czasem pracy pomoże Ci także porządek. Bałagan w segregatorach czy folderach na komputerze sprawia, że znalezienie tego, co w danym momencie jest potrzebne, bywa stresujące i czasochłonne. Dlatego warto opracować system przechowywania i opisywania dokumentów, plików oraz wiadomości. Jeżeli pracujecie w zespole ważne, aby każdy przestrzegał tej zasady. To zdecydowanie ułatwi wszystkim pracę.

Pamiętaj o odpoczynku

I co ważne, nie zapominajcie o odpoczynku. Przerwy powinny być częścią harmonogramu dnia. Po zakończeniu zadania ważne jest abyś, znalazł kilka minut dla siebie – śmieszny filmik, kawa, krótka nauka języka, medytacja. Te niewielkie przerwy „na doładowanie” baterii, potrafią zwiększyć produktywność i sprawiają przyjemność, a jak wiadomo nie samą pracą człowiek żyje.

Ostatnie wpisy

Kontakt

Masz pytania?
Chciałbyś rozpocząć współpracę?

Skorzystaj z formularza obok.
Odpowiem najszybciej, jak to możliwe.